Reuniões produtivas sem estar frente a frente? Agora é possível graças à videoconferência! Onde quer que os seus colegas estejam, já não há necessidade de viajar: os sistemas de comunicação virtual fornecem-lhe uma imagem e som de alta definição muito próxima da realidade. Para saber tudo sobre soluções de videoconferência, pode consultar o nosso guia de compra.
Equipamento de videoconferência: reunir à distância
As muitas vantagens da videoconferência:
A videoconferência tornou-se uma parte importante do mundo empresarial de hoje, onde a distância já não é uma barreira à colaboração. Já não é necessário encontrarmo-nos fisicamente para tomar decisões, pois a colaboração através de ecrãs torna-se cada vez mais sofisticada e próxima da realidade. Graças aos sistemas de videoconferência, podemos comunicar e ver os colaboradores/parceiros, independentemente da sua localização no mundo.
É necessário pouco equipamento para as suas reuniões à distância, dependendo das suas necessidades e do orçamento que deseja investir. Os principais elementos de que necessitará são:
- Um microfone e um altifalante, garantem uma comunicação eficiente ao possibilitar a troca de conversas com os interlocutores.
- Uma câmara ou webcam, permitem a visualização durante a reunião, criando uma experiência mais envolvente e pessoal.
- Um ecrã, utilize o ecrã do seu computador ou opte por uma solução externa para visualizar outros participantes da reunião.
Graças ao equipamento de videoconferência, a produtividade aumenta exponencialmente! Poupa tempo e dinheiro uma vez que já não precisa viajar (sem mais custos de viagem ou tempo desperdiçado em viagens), uma grande vantagem se, por exemplo, precisar de se encontrar frequentemente com os seus fornecedores, filiais ou colaboradores a trabalhar desde casa. Como não tem de percorrer longas distâncias, os seus colaboradores também estarão mais motivados, menos cansados e com melhores niveis de concentração. Finalmente, ao reduzir o transporte, ajuda a reduzir a pegada de carbono e faz um pequeno gesto em prol do ambiente.
Como escolher o sistema de videoconferência certo?
Há vários elementos que pode ter em conta para que as suas reuniões sejam bem sucedidas:
• Um sistema completo de videoconferência: pode ser composto por uma câmara profissional, altifalante e microfones, por exemplo. Este sistema pode ser chamado “ponto a ponto” – permitirá então que 2 sítios diferentes comuniquem entre si – ou multiponto, ou seja, ligar mais de 2 sítios (até 10, dependendo do modelo).
• Um sistema de partilha de conteúdos: transmita facilmente o conteúdo de todos os seus dispositivos (PC/Mac, Smartphones, Tablets), para ilustrar mais facilmente o que pretende dizer durante as suas reuniões. Várias pessoas podem simultaneamente ligar-se a este sistema sem fios e partilhar, por sua vez, o seu ecrã. As suas reuniões tornam-se mais dinâmicas em todos os sentidos!
• Um sistema de reserva de salas: confie numa ferramenta de gestão de salas para que nunca tenha de agendar 2 reuniões na mesma sala em simultâneo. Pode ver a disponibilidade de salas e reuniões agendadas e reservar as vagas livres que lhe convém.
• Mobiliário de videoconferência: o equipamento de videoconferência requer mobiliário especializado para organizar a sua sala de reuniões da forma mais ergonómica possível. Por exemplo, fixar um ecrã à parede ou a um suporte móvel, para que possa mover na sua sala como desejar e sem qualquer risco.
Que critérios deve considerar ao escolher a sua solução de videoconferência?
A escolha do seu futuro equipamento não deve ser feita ao acaso, depende, em particular, de vários critérios:
• O tamanho da sala a ser equipada: : o equipamento necessário é definido segundo o tamanho da sala de reuniões. Assim, oferecemos diferentes equipamentos adaptados a salas individuais (pequenas salas e escritórios, de 1 a 4 pessoas), salas médias (até 12 pessoas) e salas grandes (mais de 12 participantes) Se a sua sala for pequena, por exemplo, o sistema de videoconferência oferecido será ergonómico, concebido para ocupar o menor espaço possível. A fim de limitar a presença de cabos, câmaras, microfones e altifalantes são integrados num único suporte, ocupando assim menos espaço. Também existem soluções para salas virtuais (Cloud), como software, etc.
• O seu orçamento: este orçamento dependerá da dimensão da sua empresa e da importância da videoconferência na empresa. Para estimar o orçamento que pretende investir, pode estimar a poupança global que fará em termos de transporte e poupança de tempo. Do mesmo modo, se for uma pequena empresa, não é estritamente necessário adquirir equipamento altamente sofisticado, existem soluções mais baratas e estão adaptadas às suas necessidades.
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