Reuniões produtivas sem estar frente a frente? Agora é possível graças à videoconferência! Onde quer que os seus colegas estejam, já não há necessidade de viajar: os sistemas de comunicação virtual fornecem-lhe uma imagem e som de alta definição muito próxima da realidade. Para saber tudo sobre soluções de videoconferência, pode consultar o nosso guia de compra.
A videoconferência tornou-se uma parte importante do mundo empresarial de hoje, onde a distância já não é uma barreira à colaboração. Já não precisamos de nos encontrar fisicamente para tomar decisões, a colaboração através de ecrãs tornam-se cada vez mais sofisticadas, próximas da realidade. Graças ao sistema de videoconferência, pode comunicar e ver os colaboradores/parceiros, independentemente da sua localização no mundo.
É necessário pouco equipamento para as suas reuniões à distância, dependendo das suas necessidades e do orçamento que deseja investir. Os principais elementos de que necessitará são:
- Um microfone e um altavoz, para trocar conversas com os seus interlocutores.
- Uma câmara ou webcam, para que possamos ver.
- Um ecrã para ver outros participantes da reunião. Este ecrã pode ser o ecrã do seu computador, ou uma solução externa.
Graças ao equipamento de videoconferência, ganhará em produtividade a todos os níveis! Poupa tempo e dinheiro uma vez que já não precisa viajar (sem mais custos de viagem ou tempo desperdiçado em viagens), uma grande vantagem se, por exemplo, precisar de se encontrar frequentemente com os seus fornecedores, filiais ou colaboradores a trabalhar desde casa. Como não tem de percorrer longas distâncias, os seus colaboradores também estarão mais motivados e menos cansados, e podem concentrar-se melhor nas suas tarefas habituais. Finalmente, ao reduzir o transporte, ajuda a reduzir a pegada de carbono e faz um pequeno gesto em prol do ambiente.
Há vários elementos que pode ter em conta para que as suas reuniões sejam bem sucedidas:
• Um sistema completo de videoconferência, que pode ser composto por uma câmara profissional, altavoz e microfones, por exemplo. Este sistema pode ser chamado “ponto a ponto” – permitirá então que 2 sítios diferentes comuniquem entre si – ou multiponto, ou seja, ligar mais de 2 sítios (até 10, dependendo do modelo).
• Um sistema de partilha de conteúdos: transmita facilmente o conteúdo de todos os seus dispositivos (PC/Mac, Smartphones, Tablets), para ilustrar mais facilmente o que pretende dizer durante as suas reuniões. Várias pessoas podem simultaneamente ligar-se a este sistema sem fios e partilhar, por sua vez, o seu ecrã. As suas reuniões tornam-se mais dinâmicas em todos os sentidos!
• Um sistema de reserva de salas: confie numa ferramenta de gestão de salas para que nunca tenha de agendar 2 reuniões na mesma sala em simultâneo. Pode ver a disponibilidade de salas e reuniões agendadas e reservar as vagas livres que lhe convém.
• Mobiliário de videoconferência: o equipamento de videoconferência requer mobiliário especializado para organizar a sua sala de reuniões da forma mais ergonómica possível. Por exemplo, fixar um ecrã à parede ou a um suporte móvel, para que possa mover na sua sala como desejar e sem qualquer risco.
A escolha do seu futuro equipamento não deve ser feita ao acaso, depende em particular de vários critérios:
• O tamanho da sala a ser equipada: o equipamento não será o mesmo segundo o tamanho da sala de reuniões. Assim, oferecemos diferentes equipamentos adaptados a salas individuais (pequenas salas e escritórios, de 1 a 4 pessoas), salas médias (até 12 pessoas) e salas grandes (mais de 12 participantes) Se a sua sala for pequena, por exemplo, o sistema de videoconferência oferecido será ergonómico, concebido para ocupar o menor espaço possível. A fim de limitar a presença de cabos, câmaras, microfones e altavozes são integrados num único suporte, ocupando assim menos espaço. Também existem soluções para salas virtuais (Cloud), como software, etc.
• O seu orçamento: este orçamento dependerá da dimensão da sua empresa e da importância da videoconferência na empresa. Para estimar o orçamento que pretende investir, pode estimar a poupança global que fará em termos de transporte e poupança de tempo. Do mesmo modo, se for uma pequena empresa, não é necessariamente necessário adquirir equipamento altamente sofisticado, existem soluções mais baratas e estão adaptadas às suas necessidades.
