A comunicação entre duas pessoas através de milhares de quilómetros é uma realidade cada vez mais trivial. Para além da comunicação por voz, hoje é possível ver e ouvir o destinatário da nossa chamada. Conheça os nossos sistemas de vídeo e áudio conferência e telefones para conferência com a melhor tecnologia.
Um sistema de videoconferência permite a organização de reuniões ou conferências profissionais através de vídeo e partilha de ecrã, facilitando a comunicação e colaboração onde quer que os participantes se encontrem. Com esta opção, a distância já não é um obstáculo e é quase como se estivessem todos na mesma sala: pode desfrutar de conversas e trocar ideias como se os seus interlocutores estivessem mesmo à sua frente. Pode até partilhar vários documentos para apoiar as suas ideias, incluindo gráficos, estatísticas, vídeos, imagens, etc.
Este estilo de conferência mistura a comunicação visual e auditiva. Como resultado, requer o seguinte hardware:
- Uma webcam ou câmara para que outros o possam ver;
- Um microfone para que possa falar;
- Um alta-voz para poder ouvir os seus interlocutores;
- Um ecrã para que possa ver os seus colaboradores.
Para uma funcionalidade total, estes dispositivos terão de ser conectados a um PC/Mac ou a um sistema de videoconferência. Com os avanços tecnológicos atuais, é também possível participar numa reunião à distância utilizando um tablet ou smartphone, o que é uma opção ainda mais económica que pode ser utilizada onde quer que esteja, se não tiver o seu hardware à mão ou se estiver a viajar, por exemplo.
Quanto à audioconferência, esta opção de conferência envolve apenas comunicação e colaboração sobre áudio, e não inclui a partilha visual. Os dispositivos de audioconferência são também chamados microfones de conferência ou telefones de aranha. Estes permitem ligar várias pessoas em simultâneo (ao contrário de muitos telefones convencionais ou smartphones) e partilhar áudio com outros funcionários na mesma sala de reuniões. O telefone aranha está também equipado com microfones que captam som 360° à volta do dispositivo, permitindo que cada orador fale e seja ouvido com facilidade.
A audioconferência é geralmente uma opção barata que é muito fácil de utilizar, tornando-a ideal para PMEs e microempresas que não desejam investir em equipamento de videoconferência.
Os sistemas de conferência profissional oferecem muitas vantagens às empresas, veja algumas:
- Redução de custos: pode reduzir significativamente os seus custos de transporte (voos, comboios, viagens de carro, etc.) e de hotel, visto que os participantes não precisam de viajar.
- Otimização do seu tempo: porquê viajar para outra cidade para uma reunião que durará apenas algumas horas se acabará por passar o resto do dia a viajar? Optar por utilizar equipamento de videoconferência permite-lhe optar por uma maior produtividade: em vez de ter de estar constantemente em viagem, pode trabalhar onde quer que esteja e evitar o cansaço das viagens.
- Um impulso de motivação: quando as reuniões se realizam em locais distantes, isto pode gerar um certo grau de absentismo entre as pessoas convidadas para a reunião, particularmente as que têm uma agenda sobrecarregada e as que não desejam viajar longas distâncias para participar. Mais funcionários poderão comparecer e o pessoal também será mais concentrado e recetivo, pois terão evitado ter de passar cinco horas num comboio, por exemplo.
- Redução do impacto ambiental: para além da poupança financeira e de tempo gerada pela redução das viagens, novas soluções de conferência ajudam a limitar o impacto ambiental das empresas através da redução das emissões de CO2. As conferências permitem tomar medidas a favor do ambiente!
Antes de investir em soluções de conferência, é importante fazer a si próprio várias perguntas a fim de fazer a escolha certa para o seu negócio:
- Qual a importância das reuniões à distância para o meu negócio? Se as reuniões à distância são uma ocorrência frequente e são essenciais para o funcionamento do seu negócio (talvez tenha escritórios remotos ou colaboradores baseados em áreas diferentes), pode ser sensato investir em videoconferência para desfrutar de interacções mais realistas entre colaboradores, como se estivessem todos na mesma sala. Pelo contrário, se souber que algumas reuniões ou várias conversas telefónicas são tudo o que necessita, um telefone aranha pode adaptar-se melhor às suas necessidades.
- Qual é o meu orçamento? O seu orçamento dependerá provavelmente do critério acima, mas ainda há outros elementos a considerar. Por exemplo, se optar por um sistema de videoconferência, o seu orçamento dependerá também da dimensão do seu negócio. Uma microempresa pode muito bem investir num equipamento de conferência, sem escolher o modelo mais avançado do mercado. Ao fazer a sua selecção, poderá encontrar equipamento de conferência adequado a cada negócio e a cada orçamento. Para fazer a escolha certa para o seu orçamento, poderá ser útil estimar aproximadamente a poupança que faria ao reduzir as viagens para reuniões e, em vez disso, optar por reuniões à distância.
- Qual é a dimensão da sala que irá utilizar para conferências? Oferecemos soluções adaptadas à dimensão das suas salas de reunião: para salas pequenas (1 a 4 participantes), salas médias (até 12 participantes, em média) e salas grandes (mais de 12 participantes). Além disso, alguns dispositivos de conferência foram concebidos para ocupar o menor espaço possível, a fim de serem mais discretos e menos volumosos numa pequena sala de reuniões, por exemplo.
Equipe-se com os nossos sistemas para conferências e realize as suas reuniões à distância!
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